各部门、各单位：
为深入贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》以及学院档案管理相关制度，确保学院档案工作的规范性和安全性，根据2023年档案专项检查整改要求以及学院年度工作安排，现对2023年及以前档案资料进行收集、整理、归档，具体安排如下：
一、档案移交范围
2023年及以前未移交的档案资料，包括纸质档案和相应电子档案。
二、档案移交时间
2024年7月1日至2024年7月15日。
三、档案移交要求
（一）文书档案需按件整理。按件整理的档案资料，页码统一标在右下（正面）和左下（反面），可采用档案专用不锈钢订书钉装订；文件页数多于100页，订书机使用不便时，采用三孔一线方法装订。
（二）业务档案需按卷整理。按卷整理的档案资料，页码统一标在右上（正面）和左上（反面），原则上200页左右为一卷，可结合实际情况做调整，必须采用三孔一线方法装订。
（三）所有移交的纸质档案资料必须同步进行数字化录入，以便档案的电子化管理和查询。
（四）档案号按规定格式进行编制：全宗号-年度号-类目号-保管期限-件号（卷号）。如2023年晋林院纪发文第8号文件，保管期限为永久：82-2023-DQ12-Y-0008；如2023年教育厅行政类收文第3号文件，保管期限为30年：82-2023-XZ1111-D30-0003（类目号根据档案管理系统所示进行填写，一般为二级如“DQ12”，特殊需细化到三级如“XZ1111”）。
（五）档案装订所需材料（包括档案件皮、档案卷皮、不锈钢订书钉、纱线等）到教学楼12层阅档室领取。
四、工作要求
（一）提高认识，加强督促指导。档案管理是一项非常重要的基础性工作，各部门（单位）要高度重视，充分认识档案移交及数字化录入工作的重要性，将其作为本部门（单位）的一项重要任务，抓好落实；加强检查指导，确保档案资料规范完整，及时归档。
（二）压实责任，抓好落实。根据学院档案管理办法，进一步明确归档内容、时间节点和责任人，及时收集整理，确保档案有效归档。学院将档案归档情况纳入部门（单位）年度考核体系，作为评价部门（单位）工作绩效的重要指标之一。
办公室
2024年6月28日
